FC2ブログ

請求書の作成と共有

Excelを使って請求書フォーマットを作成し、OneDriveに保存して共有をかけました。そうすることで、こちらで作成した請求書の内容をオーナーさんに確認してもらうことができます。メールの添付ファイル機能を使うこともできますが、そうするとコピーがあっちこっちにできてしまい、収拾がつかなくなることも考えられますし、ミスも出てきます。その点、共有ファイルを両方から確認・編集できると、無駄がなくていいと考えました。ただ、請求書を両方から無造作に編集してしまうのもこわいので、オーナーさんの確認欄を作り、最終的にOKになった場合は、確認済の表示を出してもらうように設定しました。確認済のファイルは、こちらでPDF化して請求先にメール添付して送ることになっています。メールアドレスも、請求書送付用に作成していただいたので、それを使っています。

メールの方は、Gmailで作成されましたので、最初Webメール機能を使っていたのですが、テンプレートが作成できないなど、多少不便なところがありましたので、原則、私自身が使用している 無料メールソフト「サンダーバード」にアカウントを追加する形で使用することにしました。
サンダーバードの気に入っている点は、(他のメールソフトにもあるとは思いますが)アカウントごとにテンプレートを複数作成しておくことができる点、開封確認などの設定もアカウントごとにできる点です。今回の請求書の送付では、複数の取引先ごとにテンプレートを作成できて、開封確認を要求できることが大切です。 まぁ、使い慣れているという部分も、、使いやすさには欠かせませんね。

コメント


管理者のみに表示